Portaria
ALF/VIT
nº 119, de 31 de julho de 2013
(Publicado(a) no DOU de 05/08/2013, seção , página 37)
Dispõe sobre a recepção e o processamento de documento a ser juntado aos autos de processo administrativo, na jurisdição da Alfândega da Receita Federal do Brasil no Porto de Vitória.
O INSPETOR-CHEFE DA ALFÂNDEGA DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL DO PORTO DE VITÓRIA/ES, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelos arts. 302 e 314 do Regimento Interno da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), aprovado pela Portaria do Ministério da Fazenda (MF) no 203, de 14 de maio de 2012, e considerando o disposto no parágrafo único do art. 2o do Decreto no 70.235, de 6 de março de 1972 e alterações posteriores; considerando o disposto na Portaria SRF no 259, de 13 de março de 2006 e alterações posteriores; considerando o disposto na Portaria MF nº 527, de 9 de novembro de 2010; e considerando a modernização da administração tributária, que permite ao contribuinte juntar documento aos autos de processo eletrônico pela Internet; resolve:
Art. 1º A recepção de documento a ser juntado aos autos de processo administrativo, em trâmite na Alfândega da Receita Federal do Brasil no Porto de Vitória/ES (ALF/VIT), será feita preferentemente por meio do Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC), mediante o uso do Programa Gerador de Solicitação de Juntada de Documentos (PGS), disponível na Internet, no sítio da RFB, observando, no que couber, as disposições contidas no Anexo I.
Art. 2º O Centro de Atendimento ao Contribuinte (CAC) da ALF/VIT receberá, presencialmente, documento contido em dispositivo de armazenamento no formato digital, acompanhado de duas vias do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (READ) gerado pelo Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais (SVA).
I - produzido com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICPBrasil), nos termos da Medida Provisória no 2.200-2, de 2001; ou
II - acompanhado dos documentos em papel originalmente escaneados pelo contribuinte, caso não preencha a condição descrita no inciso anterior.
§ 2º O documento em formato digital a ser recepcionado na forma do caput, será validado e autenticado pelo SVA.
§ 3º O READ será gerado em duas vias e preenchido de acordo com as instruções descritas no item 1.4 do Anexo I.
Art. 3º São dispositivos de armazenamento aceitos para o fim de recepção de documento em formato digital o CD e o DVD não regraváveis.
Parágrafo único. Outros dispositivos poderão ser aceitos, mediante consulta prévia a respeito da existência na ALF/VIT de equipamento que permita o tratamento seguro dos arquivos.
Art. 4º Para a recepção e o processamento de documento em formato digital no ambiente tecnológico da RFB, além das condições previstas no art. 2º, o arquivo que o contém apresentará as seguintes características, obrigatoriamente:
II - tamanho máximo de arquivo que não ultrapasse o limite de quinze megabytes (quinze mil, trezentos e sessenta kilobytes);
III - fracionamento em tantos arquivos quantos forem necessários, quando o limite determinado no inciso anterior for excedido;
IV - identificação nominal de cada parte do arquivo que tiver sido fracionado em partes de até quinze megabytes, acrescendo-se, a cada uma das partes, sequencial de três dígitos, iniciado em “001”, de forma a caracterizar que se trata de volume fracionado;
V - resolução de imagem de 300 dpi (“dots per inch”) nas cores preta e branca, vedado o emprego de tons de cinza, podendo ser utilizada a resolução de 200 dpi, colorida, na possibilidade de ocorrência de prejuízo à visualização;
VI - digitalização do documento de forma que a imagem fique em posição de leitura, de cima para baixo e da esquerda para a direita.
§ 1º Antes da digitalização de documento que não seja original nem cópia autenticada, o contribuinte providenciará para que nele conste a expressão “cópia simples”, aposta sem sobreposição ao seu conteúdo.
§ 2o Na ausência da expressão referida no § 1º e da indicação de cópia autenticada, presume-se que a cópia tenha sido produzida a partir do original.
Art. 5º O contribuinte distribuirá em tantos dispositivos de armazenamento quantos forem necessários o arquivo que ultrapassar a capacidade do seu dispositivo de armazenamento originário.
Parágrafo único. Cada dispositivo de armazenamento trará identificação externa que informe o número de inscrição no CPF ou CNPJ e o nome do contribuinte, além de identificação sequencial do volume na forma fracionária (s/T), em que “T” representa o número total de dispositivos de armazenamento e “s” representa o número sequencial em relação ao número total.
Art. 6º O documento em formato digital a ser recepcionado na forma do art. 2º, será verificado pelo servidor:
I - quanto à presença de assinatura digital válida, se documento produzido com emprego de certificado digital (ICP-Brasil); ou
§ 1º A pessoa competente para assinar os documentos em formato digital e o READ é o contribuinte ou seu representante legal, este último constituído nos termos dos artigos 1.169 a 1.178 da Lei no 10.406, de 10 de janeiro de 2002 (Código Civil).
§ 2º No caso de protocolo de documento em formato digital realizado por portador, o READ deve conter a firma do signatário reconhecida em cartório.
§ 3º No ato da recepção do documento em formato digital, o servidor confirmará a representação do contribuinte, à vista de originais ou de cópias autenticadas de documentos de identidade, de contratos sociais, de estatutos ou de atas de assembléias, além de instrumento de outorga de poderes, conforme o caso.
Art. 7º A assinatura firmada no READ constitui prova de que as informações contidas nos arquivos digitais foram prestadas pelo signatário e é o ateste do contribuinte, sob as penas da lei, de que as imagens entregues sem a expressão “cópia simples” são imagens obtidas de documentos originais que estão em seu poder, ficando resguardado à RFB, a qualquer momento, o direito de solicitá-los, conforme prescrito no § 3º do art. 1º da Portaria MF nº 527, de 2010.
I - submeterá o dispositivo de armazenamento à verificação de segurança para detecção de vírus eletrônico, utilizando-se de programa próprio homologado pela RFB; e
§ 2º Havendo divergência de “hash” no READ inicialmente apresentado, a entrega poderá prosseguir, desde que solicitada formalmente pelo contribuinte, observando-se o disposto no § 1º do art. 6º desta Portaria.
§ 3º Diante da constatação descrita no parágrafo anterior, o servidor emitirá um novo READ, no qual fará constar expressamente o registro da ocorrência.
Art. 9º Após a confirmação do “hash”, o documento em formato digital que atenda aos demais requisitos desta Portaria será recepcionado.
Parágrafo único. A via do READ com a assinatura do servidor constituirá comprovante de entrega do arquivo perante a RFB, para todos os fins.
II - se for o caso, uma via do READ gerado em razão da divergência de “hash”, assinado pelo servidor e pelo representante do contribuinte; e
III - documento que comprove a identificação e a legitimidade da representação do contribuinte, tal como previsto no § 3º do art. 6º desta Portaria.
Art. 11. Após a juntada do documento em formato digital no processo eletrônico, o dispositivo de armazenamento, bem como os documentos escaneados pelo contribuinte na hipótese do inciso II do art. 2º, serão devolvidos ao interessado pelo servidor, que incluirá no campo “Informações Complementares” do READ a data da devolução, a numeração das folhas incluídas no processo, o número do processo correspondente e as assinaturas do próprio servidor e do representante legal do contribuinte.
Art. 12. Nas hipóteses em que não seja possível atender às formas preferenciais de entrega descritas nos arts. 1º e 2º desta Portaria, o contribuinte poderá apresentar documentos em papel e solicitar sua inclusão em processo eletrônico.
§ 1º A pessoa competente para apresentar a solicitação de que trata o caput é o próprio contribuinte ou o seu representante legal, este último constituído nos termos dos artigos 1.169 a 1.178 da Lei nº 10.406, de 2002 (Código Civil).
§ 2º No ato da recepção do requerimento previsto no caput, o servidor confirmará a representação do contribuinte, à vista de originais ou de cópias autenticadas de documentos de identidade, de contratos sociais, de estatutos ou de atas de assembléias, além de instrumento de outorga de poderes, conforme o caso.
§ 3º No pedido mencionado no caput, o contribuinte deverá relacionar cada um dos documentos apresentados, especificando a quantidade e a natureza de cada documento.
§ 4º Antes da digitalização de documento que não seja original nem cópia autenticada, o contribuinte providenciará para que nele conste a expressão “cópia simples”, aposta sem sobreposição ao seu conteúdo.
§ 5º Após a digitalização, o servidor devolverá os documentos ao contribuinte mediante emissão do Termo de Devolução de Documentos Digitalizados, cujo modelo consta no Anexo 2 e no qual constarão a data da devolução, a numeração das folhas incluídas no processo, o número do processo correspondente e as assinaturas do servidor e do representante legal do contribuinte.
§ 6º As cópias simples apresentadas pelo contribuinte poderão ser destruídas pela Administração após o procedimento de digitalização previsto nesta Portaria, conforme autoriza o § 9º do art. 2º da Portaria MF nº 527, de 2010.
II - os documentos que comprovem a identificação e a legitimidade da representação legal do signatário, tal como previsto no § 1º; e
III - o Termo de Devolução de Documentos Digitalizados emitido na forma do Anexo 2, assinado pelo servidor e pelo representante legal do contribuinte.
Art. 13. A vista dos autos do processo eletrônico será dada por intermédio do e-CAC, se o contribuinte for optante pelo Domicílio Tributário Eletrônico (DTE).
§ 1º Na impossibilidade de vista dos autos pelo ambiente e-CAC, o contribuinte poderá comparecer ao CAC desta ALF/VIT e solicitar cópia do processo eletrônico.
§ 2º A pessoa competente para apresentar a solicitação de que trata o parágrafo anterior é o contribuinte ou seu representante legal, este último constituído nos termos dos artigos 1.169 a 1.178 da Lei nº 10.406, de 2002 (Código Civil).
§ 3º No ato da recepção do pedido de que trata o § 1º, o servidor confirmará a representação do contribuinte, à vista de originais ou de cópias autenticadas de documentos de identidade, de contratos sociais, de estatutos ou de atas de assembléias, além de instrumento de outorga de poderes, conforme o caso.
§ 4º O pedido de cópia será previamente submetido pelo CAC à apreciação do serviço, seção, setor ou equipe responsável pela instauração ou pela condução do processo.
§ 5º A cópia será providenciada pelo CAC, no formato PDF, em CD ou DVD virgem não regravável fornecido pelo requerente. ,
§ 6º A cópia será entregue junto com o READ gerado pelo servidor, no qual serão apostas a sua assinatura e a do representante legal.
II - os documentos que comprovem a identificação e a legitimidade da representação legal do contribuinte, tal como previsto no § 3º; e
§ 8º No caso de defeito ou de incompatibilidade constatados pelo dispositivo de armazenamento trazido pelo requerente, poderá ser fornecida cópia dos autos em papel, mediante o recolhimento do valor da despesa em Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), conforme estabelecido na Ordem de Serviço SRRF07 nº 01, de 14 de junho de 2012.
Art. 14. A guarda dos documentos contidos em dispositivo de armazenamento em formato digital e dos documentos em papel apresentados para inclusão em processo eletrônico nos termos desta Portaria é de inteira responsabilidade do contribuinte, que deverá mantê-los à disposição da RFB até o transcurso dos prazos decadencial e prescricional previstos nos arts. 173 e 174 da Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966 (Código Tributário Nacional), ou até o término do processo administrativo, o que for maior.
Art. 15. O documento apresentado na forma desta Portaria, após juntado aos autos do correspondente processo eletrônico, será considerado cópia autenticada, nos termos do § 5º do artigo 1º da Portaria MF 527, de 2010, resguardado à RFB o direito de exigir a apresentação do seu original a qualquer tempo.
Art. 17. O contribuinte que se apresente para atendimento de intimação, que não tenha sido cientificada através de processo eletrônico, somente será recebido pelo CAC mediante verificação:
II - da inexistência de orientação inserida na própria intimação para que a exigência seja atendida no setor responsável por sua lavratura.
§ 1º Na folha inicial do atendimento à intimação, o contribuinte deverá relacionar cada um dos documentos apresentados, especificando a quantidade e a natureza de cada documento.
§ 2º Os documentos serão recebidos pelo servidor do CAC, que juntará os comprovantes de representação legal do contribuinte, inserindo na folha inicial as seguintes informações:
IV - a expressão “Recebido no CAC/ALF/VIT, para posterior conferência do responsável pela intimação”.
§ 3º Uma cópia da folha inicial, produzida nos termos do §§ 1º e 2º, será entregue ao contribuinte como recibo da remessa do documento ao responsável pela intimação.
Art. 18. O documento em papel ou contido em dispositivo de armazenamento no formato digital, quando encaminhados pelo contribuinte por via postal, serão tratados, no que couber, na forma desta Portaria.
Art. 19. Na hipótese de não ser possível confirmar a representação do signatário do READ, do documento em formato digital ou de documento em papel, o servidor interromperá a recepção dos documentos, devolvendo-os ao contribuinte e detalhando no READ as inconsistências apuradas, com intimação para que sejam saneadas.
Art. 20. Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação, produzindo efeitos a partir de 7 de agosto de 2013.
Na elaboração do nome do arquivo, não inserir caracteres especiais, acentuação ou cedilha (“ç”), nem tampouco o ponto (“.”), exceto aquele que se apresenta posicionado entre o nome do arquivo e a sua extensão.
Usar os seguintes exemplos como referências para nomear os documentos e reuni-los em arquivos, conforme o caso:
Os documentos não pagináveis devem constar em arquivo à parte, em formato PDF, nomeado com o padrão de nomenclatura acima e precedido da expressão “READ_ENVELOPE”.
Exemplo: READ_ENVELOPE_IMPUGNACAO. Demonstra que o contribuinte está entregando um arquivo denominado IMPUGNACAO e outro denominado READ_ENVELOPE_IMPUGNACAO (tipo PDF), que contém dentro dele documentos não pagináveis, tais como planilhas, apresentações, vídeos, etc.
Necessário quando o usuário pretender gerar imagens de documentos em papel com a utilização de um escâner.
2.2. SOFTWARE DE IMPRESSÃO VIRTUAL PARA O FORMATO PDF Necessário quando o usuário pretender gravar um arquivo no formato PDF (Portable Document Format) a partir de um documento eletrônico preexistente.
Na Internet podem ser encontrados vários aplicativos gratuitos, como por exemplo, o PDF Creator ou o PDF Redirect.
Com a instalação do software no computador do usuário, a lista de impressoras disponíveis passa a contar com mais um item, qual seja, o da “impressora virtual PDF”.
Necessário para assinatura dos documentos em formato digital. A entidade emissora é de livre escolha do contribuinte, porém o certificado digital deve ser adquirido através de uma autoridade certificadora (AC) credenciada no âmbito da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), nos termos da Medida Provisória no 2.200-2, de 2001.
Exemplos de ACs vinculadas habilitadas: Receita Federal, Serasa, Certisign, Caixa Econômica, Presidência da Republica.
2.4 SOFTWARE PARA ASSINATURA DIGITAL DE DOCUMENTOS PDF Necessário para realizar a assinatura digital de arquivos em formato PDF, o software deve ser compatível com a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). A assinatura deve ser integrada no próprio arquivo PDF, e não através de um arquivo externo, dadas as condições técnicas disponíveis para que a RFB possa validar a assinatura digital. Existem outros programas no mercado capazes de assinar documentos eletrônicos, inclusive soluções pagas, dentre elas, o próprio Adobe Acrobat Pro.
Como exemplo de assinador gratuito, têm-se os aplicativos disponibilizados pelo Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro (TJRJ) e pelo Supremo Tribunal Federal (STF), capazes de adicionar a assinatura digital no documento em formato PDF, independente da origem e do programa que gerou o documento com extensão “pdf”.
Os programas assinadores citados como exemplos estão disponíveis para download e instalação nos sítios das respectivas instituições: www.tjrj.jus.br/web/guest/processoeletronico/apresentacao e sistemas.stf.jus.br/epeticionamento/index.jsp.
Necessário para a geração do código de autenticação dos arquivos (hash) e do correspondente Recibo de Entrega de Arquivos Digitais (READ).
O Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos (SVA) está disponível no sítio da RFB na Internet: www.receita.fazenda.gov.br/previdencia/ArquivosDigitais/default.htm.
Os arquivos a serem apresentados, tais como arquivos de texto, planilhas e imagens, devem ser convertidos para o formato PDF.
Há vários tipos de equipamentos de uso doméstico ou profissional que possuem o recurso de digitalização de imagens, sendo os mais comuns: escâner de mesa, escâner de produção, escâner portátil e impressora multifuncional.
Seguindo as instruções do software que acompanha o equipamento de que disponha, o usuário consegue configurar a resolução necessária e digitalizar seus documentos existentes em meio físico (ex.:
CPF, RG, CNH, contratos, recibos, certidões e outros papéis) e gravar as imagens assim obtidas no formato PDF.
IMPORTANTE: Configurar resolução 300 dpi/preto e branco ou 200 dpi/colorida. NÃO utilizar escalas de cinza.
3.2.1. DOCUMENTOS ELETRÔNICOS DE PROGRAMAS QUE SALVAM EM PDF Quando possuir documentos eletrônicos nativos em determinados programas, como o suíte BrOffice, o usuário consegue gerar um arquivo PDF por intermédio da opção de menu “Arquivo”, “Exportar/Salvar como PDF”, bastando seguir as instruções de tela para gravar o arquivo.
3.2.2. DOCUMENTOS ELETRÔNICOS DE PROGRAMAS QUE NÃO SALVAM EM PDF Quando possuir documentos eletrônicos produzidos por aplicativos que não tenham funcionalidade para salvar em PDF, o usuário pode providenciar a sua impressão por intermédio de uma “impressora virtual” previamente instalada em seu computador, capaz de gravar e exportar arquivos em formato PDF.
Após instalado o aplicativo, a correspondente impressora virtual passa a ser exibida na caixa de seleção juntamente com as demais impressoras configuradas no computador do usuário.
2. Faça uma prévia visualização de impressão a fim de certificar-se de que o documento a ser impresso reproduz fielmente o conteúdo da informação original. Se necessário, feche a visualização de impressão e utilize-se do recurso de configuração de página do aplicativo para realizar os ajustes necessários;
3. Inicie a execução do comando de impressão do arquivo e, na caixa de seleção de impressora, escolha aquela correspondente à impressora virtual. Com isso, ao ser descarregada a impressão, será gerado um arquivo de imagem a ser gravado no formato PDF.
2. Abra o aplicativo SVA previamente instalado no computador e seguir as instruções de tela, de forma a executar a leitura e a gravação dos hashes daquele dispositivo de armazenamento;
IMPORTANTE: O PDF do READ não pode ser incluído no dispositivo de armazenamento, devendo acompanhá-lo apenas impresso em papel.
*Este texto não substitui o publicado oficialmente.