Port. MF nº 528/1996

O SECRETÁRIO EXECUTIVO DO MINISTÉRIO DA FAZENDA, no uso das atribuições conferidas pelo art. 4o do Decreto nº 1.745, de 13 de dezembro de 1995, e considerando o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no art. 3º da Portaria no 205, de 22 de agosto de 1996, resolve:

Art. 1º Regulamentar o "Sistema Setorial de Gestão de Documentos e Informações - SGDI" do Ministério da Fazenda, com a finalidade de normatizar e padronizar a gestão, a preservação e o acesso aos documentos e informações produzidos e recebidos pelos Órgãos do Ministério da Fazenda, no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades.

§ 1º Compreende-se por "Gestão de Documentos e Informações" o planejamento, o controle e a avaliação de documentos e informações, através de um conjunto de normas, procedimentos e técnicas operacionais referentes à produção registro, tramitação, uso, reprodução, organização, arquivamento, em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou guarda temporária para posterior recolhimento ao Arquivo Nacional.

§ 2º Compreende-se por "documento", qualquer que seja o suporte utilizado, o conjunto de informações que registre o conhecimento humano, de forma que possa ser utilizado como elemento de consulta, estudo e prova.

§ 3º Compreende-se por "informação" o dado tratado e registrado que transmite um conhecimento.

Art. 2º O Sistema Setorial de Gestão de Documentos e Informações do Ministério da Fazenda tem como estrutura básica:

I - Órgão Central: Secretaria-Executiva, por intermédio da Subsecretaria de Assuntos Administrativos;

II - Órgão de Ação Central: Subsecretaria de Assuntos Administrativos, por intermédio da Coordenação de Documentação e Biblioteca - CODOB;

III - Órgãos Setoriais: Delegacias de Administração do Ministério da Fazenda, Unidades Descentralizadas da Subsecretaria de Assuntos Administrativos;

IV - Órgãos de Ação Setorial: Unidades de Documentação e Informação das Delegacias de Administração nas Unidades Federativas;

V - Órgãos Seccionais: Unidades de Documentação e Informação dos: 1. órgãos de assistência direta e imediata do Ministro de Estado; 2. órgãos específicos singulares; e 3. órgãos colegiados.

Art. 3º À Secretaria-Executiva incumbe, por intermédio da Subsecretaria de Assuntos Administrativos, exercer as atribuições de órgão setorial do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, bem como disciplinar as atividades relacionadas à administração de Biblioteca e Museu.

Art. 4º O Sistema Setorial de Gestão de Documentos e Informações - SGDI compreende:

I - o Subsistema de Protocolo;

II - o Subsistema de Arquivo;

III - o Subsistema de Biblioteca Especializada; e

IV - o Subsistema de Museu.

Art. 5º Ao Órgão Central do SGDI compete:

I - estabelecer diretrizes para a gestão, a preservação e o acesso aos documentos e informações, produzidos e recebidos, pelos Órgãos do Ministério;

II - propor medidas necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação de políticas de gestão de documentos e informações;

III - propor medidas para a proteção dos documentos e informações, como instrumento de apoio à administração, á cultura, ao desenvolvimento científico e como elemento de prova;

IV - promover o inter-relacionamento entre os arquivos correntes dos órgãos do Ministério e os arquivos gerais, visando a integração sistêmica das atividades arquivísticas;

V - promover a disponibilização de informações de interesse público, particular ou geral, por intermédio das unidades integrantes do SGDI, no prazo determinado em lei, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança do Estado e da sociedade, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas;

VI - planejar, controlar e acompanhar as atividades de gestão da documentação, de forma a garantir a integridade do ciclo documental.

VII - promover a desburocratização e otimização dos serviços de documentação e informação;

VIII - promover a modernização tecnológica para o tratamento de documentos, imagens e informações;

IX - promover a uniformização de sistemas informatizados e manuais para o registro e controle de documentos e informações produzidos e recebidos pelos órgãos do Ministério;

X - zelar pelo cumprimento das normas sobre a redação de atos normativos do Poder Executivo e a tramitação de documentos sujeitos à aprovação do Presidente da República;

XI - elaborar, implementar e gerir o sistema informatizado de gerenciamento de documentos e informações, no âmbito do Ministério;

XII - elaborar a Tabela de Temporalidade dos Documentos do Ministério da Fazenda;

XIII - acompanhar a edição de publicações técnicas e institucionais, produzidas e/ou patrocinadas pelo Ministério;

XIV - zelar pelo cumprimento das normas de editoração e padronização gráfica de publicações oficiais dos órgãos da administração direta do Ministério;

XV - promover o intercâmbio de informações de interesse dos usuários do Ministério com entidades nacionais e internacionais;

XVI - promover a disseminação seletiva da informação; e

XVII - orientar e informar quanto ao cumprimento das normas referentes à gestão, preservação e acesso ao acervo museológico do Ministério.

Art. 6º Compete à Subsecretaria de Assuntos Administrativos - SAA, através da Coordenação de Documentação e Biblioteca - CODOB, a proposição, a aplicação e a supervisão das normas e procedimentos referentes à gestão, à preservação e ao acesso a documentos e informações, no âmbito do Ministério.

Art. 7º A execução das atividades dos serviços de protocolos centrais, arquivos intermediários, bibliotecas especializadas e museu é de competência exclusiva dos órgãos setoriais do Sistema Setorial de Gestão de Documentos e Informações - SGDI.

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

PEDRO PARENTE