Portaria
ME
nº 294, de 04 de agosto de 2020
(Publicado(a) no DOU de 06/08/2020, seção 1, página 14)
Institui o Sistema Eletrônico de Informações - SEI no âmbito do Ministério da Economia.
O MINISTRO DE ESTADO DA ECONOMIA, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e II do parágrafo único do art. 87 da Constituição, e considerando as Leis nºs 8.159, de 8 de janeiro de 1991, 9.874, de 29 de janeiro de 1999, e 12.527, de 18 de novembro de 2011, os Decretos nºs 8.539, de 8 de outubro de 2015, e 9.094, de 17 de julho de 2017, e o Acordo de Cooperação Técnica nº 2/2019, celebrado entre o Ministério da Economia e o Tribunal Regional Federal da 4ª Região, resolve:
Art. 1º Fica instituído o Sistema Eletrônico de Informações do Ministério da Economia - SEI/ME como sistema oficial de gestão de documentos e processos eletrônicos do Ministério da Economia.
§ 1º O SEI que era utilizado pelo extinto Ministério da Fazenda passa a ser a instância principal a ser utilizada no âmbito do Ministério da Economia.
§ 2º Os seguintes sistemas serão mantidos apenas para consulta, recuperação de documentos e processos e trâmite para o Arquivo Geral, sendo vedado seu uso para novos registros:
§ 3º Ficam vedadas iniciativas para desenvolvimento e implantação de sistemas semelhantes e com o mesmo propósito do SEI/ME.
§ 4º As unidades do Ministério da Economia que porventura possuam seu próprio sistema informatizado de gestão de documentos e de processos eletrônicos e que optem por sua manutenção devem integrá-lo ao SEI/ME, conforme requisitos estabelecidos pelo Órgão Gestor do sistema.
§ 5º A critério do Órgão Gestor, poderá ser autorizada a implantação do SEI/ME, em base única multiórgão, em órgãos colegiados e entidades vinculadas à estrutura organizacional do Ministério da Economia.
I - assegurar eficiência, eficácia e efetividade da ação governamental, promovendo a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;
II - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;
I - assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, com vistas a firmar documentos por meio de:
a) certificado digital: forma de identificação do usuário emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil; ou
II - autenticação: processo pelo qual se confere autenticidade a documento, independentemente de sua natureza;
III - autenticidade: propriedade pela qual se assegura que a informação foi produzida, expedida, modificada ou destruída por uma determinada pessoa natural, equipamento, sistema, órgão ou entidade;
V - Barramento de Serviços: módulo integrado ao SEI/ME que permite que uma unidade do Ministério da Economia envie processos eletrônicos para outro órgão ou entidade de maneira segura e com confiabilidade de entrega, desde que o destinatário também esteja conectado à solução;
VI - despacho: forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos ou processos, podendo ser informativos ou decisórios;
VII - digitalização: processo de conversão de um documento físico para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado;
VIII - documento: unidade de registro de informações, independente do formato, do suporte ou natureza;
IX - documento arquivístico: documento produzido (elaborado ou recebido) - independente do formato, do suporte ou natureza -, no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência;
X - documento cancelado: documento nato-digital ou digitalizado anulado por não fazer parte do objeto do processo, que tenha sido inserido indevidamente, ou cujo conteúdo passou a ser registrado em suporte físico por conter informação passível de classificação de acordo com os arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
XI - documento digitalizado: documento eletrônico obtido a partir da conversão de um documento originalmente físico, gerando uma fiel representação em código digital;
XIII - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem;
XIV - informação classificada: informação sigilosa em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, a qual é classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada conforme procedimentos específicos de classificação estabelecidos na legislação vigente;
XV - informação sigilosa: informação submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade ou do Estado, e aquelas abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo;
XVI - interessado: pessoa natural ou pessoa jurídica, que faz parte de processo administrativo, ativa ou passivamente;
XVII - nível de acesso: forma de controle de documentos e de processos eletrônicos no SEI, categorizados em público, restrito ou sigiloso. Essa categorização disponibilizada pelo sistema não diz respeito à classificação da informação prevista na Lei nº 12.527, de 2011;
XVIII - Número Único de Protocolo - NUP: padrão oficial de numeração utilizado para controle dos documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos pelos órgãos e entidades da administração pública federal;
XX - perfil de acesso: pacote de funcionalidades disponíveis para utilização pelo usuário interno em unidades do SEI;
XXI - permissão: associação de usuário interno do SEI ao perfil e à unidade na qual ele realizará suas funções;
XXII - Peticionamento Eletrônico: módulo do SEI que permite ao usuário externo encaminhar requerimentos, petições e outros documentos ao Ministério da Economia, bem como assinar documentos, receber ofícios e notificações;
XXIII - processo: conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial;
XXIV - processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;
XXV - repositório arquivístico digital: ambiente de preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais pelo tempo que for necessário;
XXVI - Sistema Eletrônico de Informações - SEI: software de processo eletrônico desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região - TRF4ª e cedido gratuitamente para as instituições públicas;
XXVII - Termo de Classificação da Informação - TCI: formulário que formaliza a decisão de classificação, desclassificação ou redução do prazo de sigilo de informação classificada de acordo com a Lei nº 12.527, de 2011;
XXVIII - tramitação: movimentação do documento desde a sua produção ou recebimento até o cumprimento de sua função administrativa;
XXIX - unidade: designação genérica que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional do Ministério da Economia;
XXX - usuário externo: pessoa natural, atuando em nome próprio ou como representante de pessoa jurídica, com a finalidade de acessar ou atuar em processos eletrônicos do SEI/ME, que não se enquadre como usuário interno; e
XXXI - usuário interno: servidor, terceirizado, estagiário ou empregado em exercício no Ministério da Economia que tenha acesso, de forma autorizada, para atuar em processos eletrônicos do SEI.
Art. 4º Todos os atos processuais devem ser efetuados, a partir da implantação do SEI/ME nas unidades do Ministério da Economia, em meio eletrônico, exceto em caso de indisponibilidade do sistema, de caráter prolongado, ou que possa gerar prejuízos em razão da urgência do processo que não possa aguardar o restabelecimento do sistema.
Parágrafo único. Os atos processuais poderão ser praticados, nas hipóteses previstas no caput, seguindo as regras aplicáveis aos processos em meio físico, utilizando-se numeração manual sequencial provisória e, posteriormente, digitalizado e incluído no processo SEI correspondente, conforme previsto no art. 7º.
Art. 5º O SEI/ME deve ser utilizado para produzir, editar, assinar, tramitar, receber e concluir e processos.
Art. 6º Os documentos produzidos no âmbito do SEI/ME terão sua autoria e integridade asseguradas mediante a utilização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades:
§ 1º A utilização de assinatura eletrônica importa aceitação das normas sobre o assunto pelo usuário, inclusive no que se refere à responsabilidade por eventual uso indevido.
§ 2º A senha de acesso ao SEI/ME e o certificado digital são de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
Art. 7º Documentos e processos recebidos ou já existentes, em suporte físico, devem ser convertidos para meio digital pelas unidades nas quais se encontram em andamento e posteriormente arquivados, conforme orientações de digitalização disponibilizadas no endereço eletrônico www.gov.br/fazenda/pt-br/assuntos/sei/publicacoes..
Parágrafo único. Os processos digitalizados devem ser inseridos, autenticados e continuados no SEI/ME, mantendo o mesmo NUP do processo físico.
I - documentos e processos classificados em grau de sigilo, conforme os arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 2011;
II - jornais, revistas, livros, propagandas e demais materiais que não se caracterizam como documento arquivístico;
§ 1º Os documentos e processos de que trata o inciso I do caput devem ser mantidos em suporte físico, observando-se os procedimentos previstos no Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012.
§ 2º O documento já produzido ou inserido no SEI/ME que necessitar ser classificado de acordo com os art. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 2011, deve ser impresso, assinado de próprio punho pela autoridade responsável, anexado ao respectivo TCI, e cancelado no sistema, conforme orientações disponibilizadas no endereço eletrônico www.gov.br/fazenda/pt-br/assuntos/sei/publicacoes.
§ 3º O disposto nos incisos II e III do caput não se aplica a documentos que sejam submetidos ou relacionados ao propósito de instrução de processo administrativo.
§ 4º O SEI/ME não deve ser utilizado como repositório arquivístico digital para documentos e processos que tiveram seu trâmite físico concluído.
Art. 9º Os tipos de documentos e tipos de processos poderão ser criados, atualizados e excluídos no SEI/ME conforme orientações disponíveis no endereço eletrônico www.gov.br/fazenda/pt-br/assuntos/sei/publicacoes.
I - a classificação por assunto é automaticamente inserida de acordo com o tipo de processo escolhido e não deve ser alterada pela unidade; e
II - o preenchimento da especificação deve ser realizado de forma objetiva e compreensível para os demais usuários, caso contrário poderá ser alterada por qualquer unidade pela qual o processo tramite.
Art. 11. Ao incluir novo documento nato-digital ou digitalizado, não é necessário preencher a classificação por assuntos, já que predomina a classificação atribuída ao processo.
Art. 12. A categorização do nível de acesso aos documentos e processos é obrigatória no SEI/ME e deve ser realizada com base na análise de seu conteúdo, observando a legislação vigente.
§ 1º Os níveis de acesso de que trata o caput não dizem respeito às hipóteses de classificação da informação previstas nos arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 2011.
§ 2º As unidades devem tratar a informação de forma transparente e objetiva, tendo como princípio que o acesso à informação é a regra, e o sigilo, a exceção.
§ 3º Qualquer tipo de restrição de acesso a documento ou processo deve ser justificada pelo usuário mediante indicação da hipótese legal na qual se baseia a decisão.
Art. 13. A categorização do nível de acesso como restrito e sigiloso se aplica a documentos preparatórios, que contenham informações pessoais ou hipóteses de sigilo previstas em legislação específica, como fiscal, bancário, de operações e serviços no mercado de capitais, comercial, profissional, industrial e segredo de justiça.
Parágrafo único. O nível de acesso, após expirada a causa da restrição aplicada, deve ser alterado para público.
Art. 14. A disponibilização de acesso externo a documentos ou processos categorizados como restritos ou sigilosos no SEI/ME poderá ser permitida mediante solicitação de vista processual pelo interessado.
Parágrafo único. A disponibilização de que trata o caput será objeto de análise pela unidade na qual o processo encontra-se em tramitação ou naquela onde foi concluído, conforme o caso.
Art. 15. A tramitação de processos entre unidades do SEI/ME deve ser realizada utilizando-se a funcionalidade "Enviar Processo", precedido de documento inserido na árvore do processo.
Parágrafo único. É vedada a utilização da funcionalidade "Atualizar Andamento" para registrar informações relevantes ao processo administrativo, tais como decisões, providências e ações de encaminhamentos.
Art. 16. O módulo de Barramento de Serviços no SEI/ME deverá ser utilizado quando for necessária a tramitação de processos a órgãos ou entidades externos ao Ministério da Economia, conforme apresentado no endereço eletrônico www.gov.br/fazenda/pt-br/assuntos/sei/barramento .
Parágrafo único. A funcionalidade de disponibilização de acesso externo ao processo deve ser utilizada, alternativamente, caso o órgão ou entidade destinatário não esteja fazendo uso da solução de que trata o caput.
Art. 17. Qualquer servidor público, terceirizado, estagiário ou empregado público em exercício no Ministério da Economia pode ser habilitado como usuário interno para utilizar o SEI/ME.
§ 1º Os perfis de acesso concedidos poderão variar conforme competências legais dos respectivos cargos.
§ 2º Poderá ser habilitado no SEI/ME, excepcionalmente, o servidor público que, embora não se encontre em exercício no, âmbito do Ministério da Economia, tenha sido designado para atuar como presidente ou membro de comissão no âmbito desse órgão.
§ 3º A criação e a alteração de perfis de acesso de usuários internos no SEI/ME serão realizadas pela Unidade Central de Gestão, conforme necessidade do órgão.
Art. 18. A concessão, a alteração ou a exclusão de permissão de usuário interno no SEI/ME será realizado mediante solicitação formalizada pela autoridade competente à Unidade Central de Gestão, conforme orientações disponibilizadas no endereço eletrônico www.gov.br/fazenda/pt-br/assuntos/sei/publicacoes .
§ 1º Um usuário interno poderá estar associado a mais de uma unidade de exercício, de acordo com as atividades desenvolvidas no órgão.
§ 2º É de responsabilidade de cada unidade o gerenciamento e controle dos usuários internos que possuem acesso às suas respectivas caixas no SEI/ME.
Art. 19. O módulo de Peticionamento Eletrônico do SEI/ME deve ser utilizado por usuário externo na condição de interessado, incluindo seu representante legal, bem como pelos órgãos e entidades da administração pública em geral.
Parágrafo único. Os órgãos e entidades da administração pública que estejam fazendo uso do módulo de Barramento de Serviços devem utilizar-se dessa funcionalidade para o envio de documentos e processos ao Ministério da Economia, em substituição ao Peticionamento Eletrônico.
Art. 20. O cadastro de usuário externo é ato pessoal, intransferível e indelegável, e importa na aceitação de todos os termos e condições que regem o processo eletrônico na administração pública federal e no Ministério da Economia.
Art. 21. O cadastro de usuário externo, para fins de utilização do módulo Peticionamento Eletrônico no SEI/ME, deve ser validado mediante prévio credenciamento, conforme apresentado no endereço eletrônico www.gov.br/fazenda/pt-br/assuntos/sei/usuario-externo.
II - assinar contratos, convênios, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com o Ministério da Economia;
IV - solicitar vistas de documentos ou processos administrativos eletrônicos com restrição de acesso, no qual seja comprovadamente interessado.
§ 2º O cadastro de que trata o caput é obrigatório para representante de empresa ou entidade que tenha ou pretenda ter contrato de fornecimento de bens ou serviços com o Ministério da Economia.
§ 3º Todas as comunicações processuais, a partir do cadastro de que trata o caput, entre o Ministério da Economia e a empresa ou entidade representada serão realizadas por meio eletrônico.
Art. 22. A ferramenta de protocolo digital disponibilizada no portal do Governo Federal, no endereço eletrônico gov.br, deve ser utilizada para a mera protocolização de documentos junto ao Ministério da Economia, quando não for necessária a interação mencionada nos §§ 1º e 2º do art. 19.
Art. 23. O teor e a integridade dos documentos digitalizados e enviados para o Ministério da Economia por meio do SEI/ME são de responsabilidade do usuário externo, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.
§ 1º O Ministério da Economia poderá exigir, a seu critério, a exibição do documento físico original para o esclarecimento de dúvida sobre o seu conteúdo ou verificação de integridade e de autenticidade, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo.
§ 2º Caberá ao usuário externo apresentar o original do documento no prazo de cinco dias, prorrogável uma única vez, contado da data de recebimento da solicitação administrativa, sob pena de restar caracterizado indício de fraude.
Art. 24. Consideram-se realizados os atos processuais em meio eletrônico no dia e na hora registrados no SEI/ME, os quais ficarão armazenados e disponíveis para consulta no histórico de operações do sistema.
§ 1º São considerados tempestivos os atos processuais, que possuam prazo determinado, praticados até as 23 (vinte e três) horas e 59 (cinquenta e nove) minutos do último dia, conforme horário oficial de Brasília, salvo disposição em contrário.
§ 2º O prazo de que trata o § 1º, em caso de impossibilidade técnica do SEI/ME, fica automaticamente prorrogado para o primeiro dia útil seguinte ao do restabelecimento do sistema.
Art. 25. Os processos administrativos eletrônicos podem ser consultados no endereço eletrônico //www.gov.br/fazenda/pt-br/assuntos/sei .
Parágrafo único. O acesso ao conteúdo do processo, nos casos em que haja garantia legal do sigilo ou que mereçam restrição à consulta pública, será limitado aos usuários comprovadamente interessados e previamente autorizados, nos termos do art. 14.
Art. 26. O usuário externo poderá, havendo indício de irregularidade, ter o seu cadastro desativado, a qualquer momento.
Art. 27. A não obtenção de acesso ao sistema, bem como eventual falha de transmissão ou recepção de dados e informações, não imputáveis à falha do sistema, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.
Art. 28. Devem ser recusados, entre as unidades usuárias do SEI/ME, os documentos e processos que estiverem em desacordo com o disposto nesta Portaria , restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente aqueles em suporte físico, quando deveriam ter sido remetidos pelo sistema.
Art. 29. O uso inadequado do SEI/ME e a divulgação de informações pessoais, bem como de dados considerados sensíveis e sigilosos de acordo com a legislação vigente, ficam sujeitos à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.
Art. 30. O Órgão Gestor do SEI/ME é constituído pela Secretaria de Gestão Corporativa (SGC), por meio da:
I - Unidade Central de Gestão: Diretoria de Administração e Logística - DAL/SGC, responsável pela gestão negocial, gestão documental e a administração geral do sistema; e
II - Unidade Técnica de Gestão: Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI/SGC, responsável por prestar o suporte tecnológico quanto à implantação, manutenção e garantia da segurança da informação do sistema.
Art. 31. O Órgão Gestor do SEI/ME poderá expedir instruções complementares ao disposto nesta Portaria.
Art 32. O disposto nesta Portaria não se aplica ao Processo Administrativo Fiscal, regido pelo Decreto nº 70.235, de 6 de março de 1972.
I - Portaria nº 396, de 12 de novembro de 2014, do extinto Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;
II - Norma Operacional DIPLA nº 1, de 5 de outubro de 2017, do extinto Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão;
III - Portaria nº 393, de 15 de dezembro de 2015, do extinto Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior;
*Este texto não substitui o publicado oficialmente.