Portaria ME nº 267, de 09 de julho de 2020
(Publicado(a) no DOU de 10/07/2020, seção 1, página 23)  

Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Economia.

O MINISTRO DE ESTADO DA ECONOMIA, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e II do parágrafo único do art. 87 da Constituição, e considerando o disposto no inciso III do art. 23 da Constituição, na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e no Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, resolve:
Art. 1º Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Economia, que tem como objetivo realizar a avaliação e a aprovação dos instrumentos de gestão dos documentos arquivísticos produzidos e recebidos no âmbito do Ministério, com vistas a facilitar a gestão documental e a construção da memória institucional.
CAPÍTULO I
DA CONSTITUIÇÃO
Art. 2º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Economia será constituída por:
I - Núcleo Central; e
II - Núcleos Específicos.
Art. 3º O Núcleo Central será constituído pelo Presidente, pelo Vice-Presidente e pelos responsáveis técnicos dos Núcleos Específicos.
Art. 4º Os Núcleos Específicos serão constituídos de forma a representar todas as unidades administrativas do Ministério da Economia, agrupadas de acordo com as funções e as atividades de suas competências, nos seguintes Núcleos:
I - Núcleo Fazenda, Fisco e Tesouro Nacional;
II - Núcleo Trabalho, Emprego e Previdência;
III - Núcleo Planejamento, Desenvolvimento, Orçamento e Gestão;
IV - Núcleo Indústria, Comércio Exterior, Inovação, Micro e Pequenas Empresas, Comércio e Serviços; e
V - Núcleo órgãos de assistência direta e imediata ao Ministro e Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.
CAPÍTULO II
DA COMPOSIÇÃO
Art. 5º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Economia será composta pelos seguintes membros:
I - Núcleo Central:
a) um servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos, da Coordenação de Gestão de Documentação e Informação da Coordenação-Geral de Terceirização, Transporte, Informação e Patrimônio da Diretoria de Administração e Logística, que presidirá a Comissão;
b) um servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos, da Divisão de Informação, Arquivo e Protocolo da Coordenação de Gestão de Documentação e Informação da Coordenação-Geral de Terceirização, Transporte, Informação e Patrimônio da Diretoria de Administração e Logística, que será o Vice-Presidente da Comissão; e
c) um representante de cada Núcleo Específico, sendo este o responsável técnico do respectivo Núcleo.
II - Núcleos Específicos:
a) um servidor da Divisão de Informação, Arquivo e Protocolo, que será o responsável técnico pelo Núcleo Específico;
b) um representante de cada Secretaria Especial do Ministério da Economia, de que tratam as funções e as atividades do respectivo Núcleo Específico previsto no art. 4º;
c) um representante de cada Secretaria ou órgão correlato do Ministério da Economia, de que tratam as funções e as atividades do respectivo Núcleo Específico previsto no art. 4º;
d) um representante de cada Subsecretaria ou órgão correlato do Ministério da Economia, de que tratam as funções e as atividades do respectivo Núcleo Específico previsto no art. 4º; e
e) um representante de cada unidade descentralizada ou órgão correlato do Ministério da Economia, localizado em cada Estado.
§ 1º Os representantes das unidades administrativas dos Núcleos Específicos deverão ter conhecimentos em gestão de documentos e nas atividades de suas respectivas Secretarias Especiais, Secretarias, Subsecretarias ou órgãos correlatos.
§ 2º O quantitativo de representantes em cada Estado de que trata a alínea "e" do inciso II do caput poderá ser acrescido de acordo com a necessidade de trabalho, no decorrer das atividades e após aprovação do Núcleo Central.
§3º Cada membro de que tratam a alínea "c" do inciso I e o inciso II do caput terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.
§4º O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos poderá convidar representantes de outros órgãos e entidades públicos ou privados e especialistas na matéria em discussão para participar das reuniões, sem direito a voto.
§5º A Secretaria-Executiva da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será exercida por um dos representantes das Secretarias, das Subsecretarias ou dos órgãos correlatos de que trata o inciso II do caput.
CAPÍTULO III
DAS COMPETÊNCIAS
Art. 6º Compete ao Núcleo Central:
I - elaborar as orientações para as unidades administrativas no processo de análise, de avaliação e de seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito do Ministério, tendo em vista a identificação dos documentos de guarda permanente e a eliminação dos documentos que cumpriram seus prazos administrativos, legais, precaucionais e destituídos de valor histórico;
II - elaborar o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim, encaminhando-os à aprovação do Arquivo Nacional, conforme a legislação em vigor;
III - aplicar e orientar a aplicação do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das Atividades-Meio e das Atividades-Fim, que foram aprovados pelo Arquivo Nacional;
IV - promover a publicação, a divulgação e a atualização do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo;
V - elaborar o Plano de Destinação ou Quadro de Arranjo, quando for o caso, encaminhando-os ao Arquivo Nacional para aprovação, conforme a legislação em vigor;
VI - analisar os conjuntos documentais que foram desclassificados quanto ao grau de sigilo para a definição de sua destinação final;
VII - analisar e encaminhar as Listagens de Eliminação de Documentos para fins de aprovação ao Secretário de Gestão Corporativa do Ministério da Economia;
VIII - cumprir as orientações editadas pelo Arquivo Nacional, referentes à formalização dos procedimentos de eliminação de documentos no âmbito do Ministério da Economia;
IX - supervisionar as atividades dos Núcleos Específicos;
X - prestar assistência técnica aos Núcleos Específicos; e
XI - elaborar e aprovar o Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Economia.
Art. 7º Compete aos Núcleos Específicos:
I - orientar as unidades administrativas no processo de análise, de avaliação e de seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito do Ministério, tendo em vista a identificação dos documentos de guarda permanente e a eliminação dos documentos que cumpriram seus prazos administrativos, legais, precaucionais e destituídos de valor histórico;
II - subsidiar a elaboração do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim, conforme sua área de abrangência, encaminhando-os para apreciação pelo Núcleo Central;
III - subsidiar a elaboração de Plano de Destinação ou Quadro de Arranjo, quando for o caso, encaminhando-os para apreciação pelo Núcleo Central;
IV - avaliar o acervo documental do Ministério da Economia, conforme sua especificidade, incluindo o acervo dos Ministérios transformados pela Lei nº 13.844, de 18 de junho de 2019;
V - analisar as Listagens de Eliminação de Documentos, conforme Códigos de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, encaminhando-os para apreciação pelo Núcleo Central;
VI - analisar os documentos necessários para a formalização da eliminação, encaminhando-os para apreciação pelo Núcleo Central; e
VII - elaborar e encaminhar relatório de atividades com periodicidade definida pelo Núcleo Central.
CAPÍTULO IV
DAS ATRIBUIÇÕES
Art. 8º Ao Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos caberá dirigir, coordenar, supervisionar as atividades da Comissão e especialmente:
I - coordenar as reuniões e as ações da Comissão;
II - convocar os membros para as reuniões ordinárias e extraordinárias;
III - delegar responsabilidades e tarefas aos membros;
IV - requisitar informações e diligências necessárias ao andamento dos trabalhos;
V - mediar discussões, tendo voto de qualidade em caso de empate nas votações;
VI - convidar colaboradores eventuais para participar das reuniões;
VII - manter a interlocução com órgãos externos no tocante às competências da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;
VII - propor ações de capacitação necessárias aos membros para o desenvolvimento dos trabalhos;
IX - designar membro(s) para acompanhar o processo de eliminação física dos documentos;
X - indicar o responsável técnico pelos Núcleos Específicos; e
XI - analisar a viabilidade das proposições de alteração desta Portaria e submetê-las aos demais membros.
Art. 9º Ao Vice-Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos compete:
I - expedir a convocação das reuniões, por determinação do Presidente;
II - organizar o local das reuniões e a infraestrutura necessária;
III - divulgar as atividades e as ações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos nos meios de comunicação internos;
IV - elaborar as memórias das reuniões e colher as assinaturas dos membros, após aprovação das deliberações;
V - elaborar e expedir correspondências;
VI - organizar e manter atualizados os arquivos da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;
VII - receber as Listagens de Eliminação de Documentos encaminhadas ao Núcleo Central e providenciar o seu encaminhamento interno;
VIII - elaborar cronograma de funcionamento do Núcleo Central; e
IX - exercer outras atividades solicitadas pelo Presidente.
Art. 10. Aos responsáveis técnicos dos Núcleos Específicos, compete, em seu âmbito de atuação:
I - coordenar e supervisionar as atividades do Núcleo Específico;
II - convocar os membros para as reuniões ordinárias e extraordinárias;
III - coordenar as reuniões e as ações do Núcleo Específico;
IV - delegar responsabilidades e tarefas aos membros; e
V - elaborar cronograma de funcionamento do Núcleo Específico.
Art. 11. Aos membros do Núcleo Central e dos Núcleos Específicos compete:
I - manter a representatividade de sua unidade nas reuniões ordinárias e extraordinárias, pelo titular ou pelo suplente;
II - colaborar para o cumprimento das atribuições da Comissão, nos termos dos arts. 6º e 7º;
III - dar conhecimento sobre as ações e as diretrizes da Comissão à unidade administrativa que representa;
IV - levar ao conhecimento do Núcleo as sugestões e as solicitações da unidade administrativa que representa;
V - elaborar notas técnicas, relatórios, informativos e outros documentos solicitados pelo Presidente;
VI - participar de grupos de trabalho, quando indicados; e
VII - sugerir alterações no Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Art. 12. Compete às unidades administrativas do Ministério da Economia preencher e assinar as Listagens de Eliminação de Documentos sob supervisão dos representantes dos Núcleos Específicos, em seu âmbito de atuação.
CAPÍTULO V
DA NOMEAÇÃO E SUBSTITUIÇÃO
Art. 13. A indicação do Presidente e do Vice-Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos deverá ser realizada pela Coordenação-Geral de Terceirização, Transporte, Informação e Patrimônio.
Art. 14. A indicação de representantes para composição dos Núcleos Específicos deverá ser realizada pelas autoridades competentes das Secretarias Especiais, das Secretarias, das Subsecretarias, das unidades descentralizadas ou dos órgãos correlatos do Ministério da Economia.
Art. 15. O Presidente da Comissão indicará os responsáveis técnicos dos Núcleos Específicos.
Art. 16. As unidades administrativas deverão indicar ou substituir seus representantes, de modo a não prejudicar as atividades da Comissão, por meio de ofício à Coordenação de Gestão de Documentação e Informação.
Parágrafo único. No caso de substituição de representante, a indicação deverá ser enviada em até um dia antes da data da reunião.
Art. 17. Fica delegada a competência para designar os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ao Diretor de Administração e Logística do Ministério da Economia.
Art. 18. O substituto do Presidente em suas ausências ou impedimentos será o Vice-Presidente e, em caso de ausência dos dois, o Presidente poderá indicar o seu substituto, que será escolhido dentre os membros da Comissão.
Art. 19. Em caso da saída de membro, titular ou suplente, por impedimentos ou ausências superiores a três reuniões, justificadas ou não, a unidade administrativa deverá indicar novo membro, em um prazo máximo de trinta dias.
CAPÍTULO VI
DO FUNCIONAMENTO
Art. 20. As reuniões ordinárias do Núcleo Central e dos Núcleos Específicos ocorrerão trimestralmente, conforme cronograma de funcionamento, para tratar de temas relacionados às competências previstas nos arts. 6º e 7º, devendo ser realizadas com a presença da maioria absoluta dos membros.
§ 1º As reuniões ordinárias serão convocadas pelo Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, por meio eletrônico institucional, com antecedência mínima de cinco dias úteis da data de reunião.
§ 2º A pauta da reunião será encaminhada previamente aos membros da Comissão no momento da convocação.
§ 3º Os membros poderão indicar temas para compor a pauta da reunião, devendo sua inclusão ser aprovada pelo Presidente da Comissão ou pelos responsáveis técnicos dos Núcleos Específicos, de acordo com a disponibilidade de tempo para discussão e com a pertinência do assunto.
§ 4º Não sendo possível a discussão do tema solicitado, este deverá constar prioritariamente na pauta da reunião subsequente.
§ 5º As reuniões cujos membros estejam em entes federativos diversos serão realizadas por meio de videoconferência.
§ 6º As reuniões deverão ser registradas em memória de reunião.
Art. 21. As reuniões extraordinárias do Núcleo Central e dos Núcleos Específicos serão convocadas sempre que houver demandas acerca das competências previstas nos arts. 6º e 7º e deverão ser realizadas com a presença da maioria absoluta dos membros.
Parágrafo único. As reuniões extraordinárias serão convocadas pelo Presidente ou por solicitação de um terço dos membros da Comissão, com antecedência mínima de dois dias úteis da data da reunião, quando se tratar de tema urgente.
Art. 22. As deliberações das reuniões deverão ser aprovadas por maioria simples dos membros presentes, ressalvada a competência do Presidente prevista no inciso V do art. 8º.
Parágrafo único. Os convidados de que trata o §4º do art. 5º não terão direito a voto.
Art. 23. É imprescindível a presença em reunião do membro representante da unidade administrativa, cuja Listagem de Eliminação de Documentos seja objeto de deliberação pelo Núcleo Específico.
Parágrafo único. Na inobservância dos termos do caput, a Listagem de Eliminação de Documentos a ser avaliada será retirada da pauta e deverá ser reapresentada em reunião subsequente.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 24. Os casos omissos e as dúvidas na aplicação da presente Portaria serão dirimidos pelo Núcleo Central da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Art. 25. A participação dos membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será considerada de prestação de serviço público relevante, não remunerada.
Art. 26. Fica delegada, ao Secretário de Gestão Corporativa do Ministério da Economia, a competência para a aprovação das listagens de eliminação de documentos de que trata o inciso V do art. 9º do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019.
Art. 27. Ficam revogadas:
I - a Portaria SE/MTb nº 174, de 11 de agosto de 2009;
II - a Portaria SE/MDIC nº 11, de 25 de fevereiro de 2013;
III - a Portaria SE/MDIC nº 04, de 12 de janeiro de 2016;
IV - a Portaria SE/MP nº 8, de 30 de maio de 2017;
V - a Portaria SE/MF nº 816, de 17 de agosto de 2017;
VII - a Portaria STN nº 1025, de 5 de dezembro de 2017.
Art. 28. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
PAULO GUEDES 
*Este texto não substitui o publicado oficialmente.