Portaria
ME
nº 267, de 09 de julho de 2020
(Publicado(a) no DOU de 10/07/2020, seção 1, página 23)
Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Economia.
Histórico de alterações
O MINISTRO DE ESTADO DA ECONOMIA, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e II do parágrafo único do art. 87 da Constituição, e considerando o disposto no inciso III do art. 23 da Constituição, na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e no Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, resolve:
Art. 1º Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Economia, que tem como objetivo realizar a avaliação e a aprovação dos instrumentos de gestão dos documentos arquivísticos produzidos e recebidos no âmbito do Ministério, com vistas a facilitar a gestão documental e a construção da memória institucional.
Art. 2º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Economia será constituída por:
Art. 3º O Núcleo Central será constituído pelo Presidente, pelo Vice-Presidente e pelos responsáveis técnicos dos Núcleos Específicos.
Art. 4º Os Núcleos Específicos serão constituídos de forma a representar todas as unidades administrativas do Ministério da Economia, agrupadas de acordo com as funções e as atividades de suas competências, nos seguintes Núcleos:
IV - Núcleo Indústria, Comércio Exterior, Inovação, Micro e Pequenas Empresas, Comércio e Serviços; e
V - Núcleo órgãos de assistência direta e imediata ao Ministro e Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.
Art. 5º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Economia será composta pelos seguintes membros:
a) um servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos, da Coordenação de Gestão de Documentação e Informação da Coordenação-Geral de Terceirização, Transporte, Informação e Patrimônio da Diretoria de Administração e Logística, que presidirá a Comissão;
b) um servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos, da Coordenação de Gestão de Documentação e Informação da Coordenação-Geral de Terceirização, Transporte, Informação e Patrimônio da Diretoria de Administração e Logística, que será o Vice-Presidente da Comissão; e
(Redação dada pelo(a)
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
(Vide
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
c) um representante de cada Núcleo Específico, sendo este o responsável técnico do respectivo Núcleo.
a) um servidor da Divisão de Informação, Arquivo e Protocolo, que será o responsável técnico pelo Núcleo Específico; e
(Redação dada pelo(a)
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
b) três representantes das Secretarias Especiais e órgãos correlatos que irão compor um dos Núcleos Específicos previstos no art. 4º.
(Redação dada pelo(a)
Portaria
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
(Vide
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
§ 1º Os representantes das Secretarias Especiais ou dos órgãos correlatos dos Núcleos Específicos deverão ter conhecimentos das atividades em seu âmbito de atuação e, preferencialmente, conhecimentos em gestão de documentos.
(Redação dada pelo(a)
Portaria
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
(Vide
Portaria
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
§ 2º As Secretarias, Subsecretarias ou órgãos correlatos e as unidades descentralizadas serão representadas pelas Secretarias Especiais e órgãos correlatos às quais são subordinadas.
(Redação dada pelo(a)
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
(Vide
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
§3º Cada membro de que tratam a alínea "c" do inciso I e o inciso II do caput terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.
§4º O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos poderá convidar representantes de outros órgãos e entidades públicos ou privados e especialistas na matéria em discussão para participar das reuniões, sem direito a voto.
§ 5º A Secretaria-Executiva da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será exercida pelo Vice-Presidente.
(Redação dada pelo(a)
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
(Vide
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
§ 6º Os representantes dos Núcleos Específicos serão indicados após a solicitação do Presidente de que trata o inciso XII do art. 8º.
(Incluído(a) pelo(a)
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
(Vide
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
§ 7º O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos convidará os servidores das unidades administrativas às quais se referem os documentos de arquivo a serem avaliados e destinados para eliminação ou guarda permanente, sem direito a voto.
(Incluído(a) pelo(a)
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
(Vide
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
I - elaborar as orientações para as unidades administrativas no processo de análise, de avaliação e de seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito do Ministério, tendo em vista a identificação dos documentos de guarda permanente e a eliminação dos documentos que cumpriram seus prazos administrativos, legais, precaucionais e destituídos de valor histórico;
II - elaborar o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim, encaminhando-os à aprovação do Arquivo Nacional, conforme a legislação em vigor;
III - aplicar e orientar a aplicação do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das Atividades-Meio e das Atividades-Fim, que foram aprovados pelo Arquivo Nacional;
IV - promover a publicação, a divulgação e a atualização do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo;
V - elaborar o Plano de Destinação de Documentos, encaminhando-o à aprovação do Secretário de Gestão Corporativa, para posterior envio ao Arquivo Nacional para autorização final, conforme a legislação em vigor;
(Redação dada pelo(a)
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
(Vide
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
VI - analisar os conjuntos documentais que foram desclassificados quanto ao grau de sigilo para a definição de sua destinação final;
VII - analisar e encaminhar as Listagens de Eliminação de Documentos para fins de aprovação ao Secretário de Gestão Corporativa do Ministério da Economia;
VIII - cumprir as orientações editadas pelo Arquivo Nacional, referentes à formalização dos procedimentos de eliminação de documentos no âmbito do Ministério da Economia;
XI - elaborar e aprovar o Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Economia.
I - orientar as unidades administrativas no processo de análise, de avaliação e de seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito do Ministério, tendo em vista a identificação dos documentos de guarda permanente e a eliminação dos documentos que cumpriram seus prazos administrativos, legais, precaucionais e destituídos de valor histórico;
II - subsidiar a elaboração do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim, conforme sua área de abrangência, encaminhando-os para apreciação pelo Núcleo Central;
III - subsidiar a elaboração de Plano de Destinação ou Quadro de Arranjo, quando for o caso, encaminhando-os para apreciação pelo Núcleo Central;
IV - avaliar o acervo documental do Ministério da Economia, conforme sua especificidade, incluindo o acervo dos Ministérios transformados pela Lei nº 13.844, de 18 de junho de 2019;
V - analisar as Listagens de Eliminação de Documentos, conforme Códigos de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, encaminhando-os para apreciação pelo Núcleo Central;
VI - analisar os documentos necessários para a formalização da eliminação, encaminhando-os para apreciação pelo Núcleo Central; e
Art. 8º Ao Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos caberá dirigir, coordenar, supervisionar as atividades da Comissão e especialmente:
VII - manter a interlocução com órgãos externos no tocante às competências da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;
IX - designar responsável para acompanhar o processo de eliminação física dos documentos;
(Redação dada pelo(a)
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
(Vide
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
X - indicar o responsável técnico pelos Núcleos Específicos;
(Redação dada pelo(a)
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
(Vide
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
XI - analisar a viabilidade das proposições de alteração desta Portaria e submetê-las aos demais membros;
(Redação dada pelo(a)
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23 de junho de 2022)
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23 de junho de 2022)
XII - encaminhar ofício às Secretarias Especiais e órgãos correlatos para indicação de representantes que irão compor os Núcleos Específicos previstos no art. 4º.
(Incluído(a) pelo(a)
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23 de junho de 2022)
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5618,
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23 de junho de 2022)
III - divulgar as atividades e as ações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos nos meios de comunicação internos;
IV - elaborar as memórias das reuniões e colher as assinaturas dos membros, após aprovação das deliberações;
VII - receber as Listagens de Eliminação de Documentos encaminhadas ao Núcleo Central e providenciar o seu encaminhamento interno;
I - manter a representatividade de sua unidade nas reuniões ordinárias e extraordinárias, pelo titular ou pelo suplente;
III - dar conhecimento sobre as ações e as diretrizes da Comissão à unidade administrativa que representa;
IV - levar ao conhecimento do Núcleo as sugestões e as solicitações da unidade administrativa que representa;
V - elaborar notas técnicas, relatórios, informativos e outros documentos solicitados pelo Presidente;
Parágrafo único. Os representantes das unidades administrativas que compõem os Núcleos Específicos terão também a atribuição de apoiar as atividades de gestão de documentos nos sistemas informatizados de documentação e informação.
(Incluído(a) pelo(a)
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nº
5618,
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23 de junho de 2022)
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5618,
de
23 de junho de 2022)
Art. 12. Compete às unidades administrativas do Ministério da Economia preencher e assinar as Listagens de Eliminação de Documentos sob supervisão dos representantes dos Núcleos Específicos, em seu âmbito de atuação.
Art. 13. A indicação do Presidente e do Vice-Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos deverá ser realizada pela Coordenação-Geral de Terceirização, Transporte, Informação e Patrimônio.
Art. 14. A indicação de representantes para composição dos Núcleos Específicos deverá ser realizada pelas chefias imediatas dos servidores indicados ou pelas autoridades competentes superiores em seu âmbito de atuação.
(Redação dada pelo(a)
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(Vide
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
Art. 16. As unidades administrativas deverão indicar ou substituir seus representantes, de modo a não prejudicar as atividades da Comissão, por meio de ofício ao Presidente.
(Redação dada pelo(a)
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23 de junho de 2022)
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23 de junho de 2022)
Parágrafo único. Em caso da saída de membro, titular ou suplente, a unidade administrativa deverá indicar novo membro no prazo mínimo de dez dias antes da data da reunião ordinária.
(Redação dada pelo(a)
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5618,
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23 de junho de 2022)
(Vide
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nº
5618,
de
23 de junho de 2022)
Art. 17. Fica delegada a competência para designar os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ao Diretor de Administração e Logística do Ministério da Economia.
Art. 18. O substituto do Presidente em suas ausências ou impedimentos será o Vice-Presidente e, em caso de ausência deste, o Presidente poderá indicar o seu substituto, que será escolhido dentre os membros da Comissão.
(Redação dada pelo(a)
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23 de junho de 2022)
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5618,
de
23 de junho de 2022)
Art. 20. As reuniões ordinárias do Núcleo Central e dos Núcleos Específicos ocorrerão, no mínimo, semestralmente conforme cronograma de funcionamento, para tratar de temas relacionados às competências previstas nos art. 6º e art. 7º, devendo ser realizadas com a presença da maioria absoluta dos membros.
(Redação dada pelo(a)
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23 de junho de 2022)
§ 1º As reuniões ordinárias serão convocadas pelo Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, por meio eletrônico institucional, com antecedência mínima de cinco dias úteis da data de reunião.
§ 2º A pauta da reunião será encaminhada previamente aos membros da Comissão no momento da convocação.
§ 3º Os membros poderão indicar temas para compor a pauta da reunião, devendo sua inclusão ser aprovada pelo Presidente da Comissão ou pelos responsáveis técnicos dos Núcleos Específicos, de acordo com a disponibilidade de tempo para discussão e com a pertinência do assunto.
§ 4º Não sendo possível a discussão do tema solicitado, este deverá constar prioritariamente na pauta da reunião subsequente.
§ 5º As reuniões cujos membros estejam em entes federativos diversos serão realizadas por meio de videoconferência.
Art. 21. As reuniões extraordinárias do Núcleo Central e dos Núcleos Específicos serão convocadas sempre que houver demandas acerca das competências previstas nos arts. 6º e 7º e deverão ser realizadas com a presença da maioria absoluta dos membros.
Parágrafo único. As reuniões extraordinárias serão convocadas pelo Presidente ou por solicitação de um terço dos membros da Comissão, com antecedência mínima de dois dias úteis da data da reunião, quando se tratar de tema urgente.
Art. 22. As deliberações das reuniões deverão ser aprovadas por maioria simples dos membros presentes, ressalvada a competência do Presidente prevista no inciso V do art. 8º.
Art. 23. É imprescindível a presença em reunião do membro representante da unidade administrativa, cuja Listagem de Eliminação de Documentos seja objeto de deliberação pelo Núcleo Específico.
Parágrafo único. Na inobservância dos termos do caput, a Listagem de Eliminação de Documentos a ser avaliada será retirada da pauta e deverá ser reapresentada em reunião subsequente.
Art. 24. Os casos omissos e as dúvidas na aplicação da presente Portaria serão dirimidos pelo Núcleo Central da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Art. 25. A participação dos membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será considerada de prestação de serviço público relevante, não remunerada.
Art. 26. Fica delegada, ao Secretário de Gestão Corporativa da Secretaria-Executiva do Ministério da Economia, a competência para a aprovação:
(Redação dada pelo(a)
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23 de junho de 2022)
I - das listagens de eliminação de documentos de que trata o inciso V do art. 9º do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019; e
(Incluído(a) pelo(a)
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23 de junho de 2022)
(Vide
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5618,
de
23 de junho de 2022)
II - dos Planos de Destinação de Documentos antes do envio ao Arquivo Nacional para autorização final de que trata o inciso XIII do art. 5º da Portaria nº 272, de 9 de novembro de 2020, do Ministério da Justiça e Segurança Pública e do Arquivo Nacional.
(Incluído(a) pelo(a)
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5618,
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23 de junho de 2022)
(Vide
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5618,
de
23 de junho de 2022)
*Este texto não substitui o publicado oficialmente.