Port. ME nº 267/2020

O MINISTRO DE ESTADO DA ECONOMIA, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e II do parágrafo único do art. 87 da Constituição, e considerando o disposto no inciso III do art. 23 da Constituição, na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e no Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, resolve:

Art. 1º Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Economia, que tem como objetivo realizar a avaliação e a aprovação dos instrumentos de gestão dos documentos arquivísticos produzidos e recebidos no âmbito do Ministério, com vistas a facilitar a gestão documental e a construção da memória institucional.

CAPÍTULO I
DA CONSTITUIÇÃO

Art. 2º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Economia será constituída por:

I - Núcleo Central; e

II - Núcleos Específicos.

Art. 3º O Núcleo Central será constituído pelo Presidente, pelo Vice-Presidente e pelos responsáveis técnicos dos Núcleos Específicos.

Art. 4º Os Núcleos Específicos serão constituídos de forma a representar todas as unidades administrativas do Ministério da Economia, agrupadas de acordo com as funções e as atividades de suas competências, nos seguintes Núcleos:

I - Núcleo Fazenda, Fisco e Tesouro Nacional;

II - Núcleo Trabalho, Emprego e Previdência; (Revogado(a) pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

III - Núcleo Planejamento, Desenvolvimento, Orçamento e Gestão;

IV - Núcleo Indústria, Comércio Exterior, Inovação, Micro e Pequenas Empresas, Comércio e Serviços; e

V - Núcleo órgãos de assistência direta e imediata ao Ministro e Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.

CAPÍTULO II
DA COMPOSIÇÃO

Art. 5º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Economia será composta pelos seguintes membros:

I - Núcleo Central:

a) um servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos, da Coordenação de Gestão de Documentação e Informação da Coordenação-Geral de Terceirização, Transporte, Informação e Patrimônio da Diretoria de Administração e Logística, que presidirá a Comissão;

b) um servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos, da Divisão de Informação, Arquivo e Protocolo da Coordenação de Gestão de Documentação e Informação da Coordenação-Geral de Terceirização, Transporte, Informação e Patrimônio da Diretoria de Administração e Logística, que será o Vice-Presidente da Comissão; e

b) um servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos, da Coordenação de Gestão de Documentação e Informação da Coordenação-Geral de Terceirização, Transporte, Informação e Patrimônio da Diretoria de Administração e Logística, que será o Vice-Presidente da Comissão; e (Redação dada pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

c) um representante de cada Núcleo Específico, sendo este o responsável técnico do respectivo Núcleo.

II - Núcleos Específicos:

a) um servidor da Divisão de Informação, Arquivo e Protocolo, que será o responsável técnico pelo Núcleo Específico;

a) um servidor da Divisão de Informação, Arquivo e Protocolo, que será o responsável técnico pelo Núcleo Específico; e (Redação dada pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

b) um representante de cada Secretaria Especial do Ministério da Economia, de que tratam as funções e as atividades do respectivo Núcleo Específico previsto no art. 4º;

b) três representantes das Secretarias Especiais e órgãos correlatos que irão compor um dos Núcleos Específicos previstos no art. 4º. (Redação dada pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

c) um representante de cada Secretaria ou órgão correlato do Ministério da Economia, de que tratam as funções e as atividades do respectivo Núcleo Específico previsto no art. 4º; (Revogado(a) pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

d) um representante de cada Subsecretaria ou órgão correlato do Ministério da Economia, de que tratam as funções e as atividades do respectivo Núcleo Específico previsto no art. 4º; e (Revogado(a) pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

e) um representante de cada unidade descentralizada ou órgão correlato do Ministério da Economia, localizado em cada Estado. (Revogado(a) pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

§ 1º Os representantes das unidades administrativas dos Núcleos Específicos deverão ter conhecimentos em gestão de documentos e nas atividades de suas respectivas Secretarias Especiais, Secretarias, Subsecretarias ou órgãos correlatos.

§ 1º Os representantes das Secretarias Especiais ou dos órgãos correlatos dos Núcleos Específicos deverão ter conhecimentos das atividades em seu âmbito de atuação e, preferencialmente, conhecimentos em gestão de documentos. (Redação dada pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

§ 2º O quantitativo de representantes em cada Estado de que trata a alínea "e" do inciso II do caput poderá ser acrescido de acordo com a necessidade de trabalho, no decorrer das atividades e após aprovação do Núcleo Central.

§ 2º As Secretarias, Subsecretarias ou órgãos correlatos e as unidades descentralizadas serão representadas pelas Secretarias Especiais e órgãos correlatos às quais são subordinadas. (Redação dada pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

§3º Cada membro de que tratam a alínea "c" do inciso I e o inciso II do caput terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.

§4º O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos poderá convidar representantes de outros órgãos e entidades públicos ou privados e especialistas na matéria em discussão para participar das reuniões, sem direito a voto.

§5º A Secretaria-Executiva da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será exercida por um dos representantes das Secretarias, das Subsecretarias ou dos órgãos correlatos de que trata o inciso II do caput.

§ 5º A Secretaria-Executiva da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será exercida pelo Vice-Presidente. (Redação dada pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

§ 6º Os representantes dos Núcleos Específicos serão indicados após a solicitação do Presidente de que trata o inciso XII do art. 8º. (Incluído(a) pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

§ 7º O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos convidará os servidores das unidades administrativas às quais se referem os documentos de arquivo a serem avaliados e destinados para eliminação ou guarda permanente, sem direito a voto. (Incluído(a) pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

CAPÍTULO III
DAS COMPETÊNCIAS

Art. 6º Compete ao Núcleo Central:

I - elaborar as orientações para as unidades administrativas no processo de análise, de avaliação e de seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito do Ministério, tendo em vista a identificação dos documentos de guarda permanente e a eliminação dos documentos que cumpriram seus prazos administrativos, legais, precaucionais e destituídos de valor histórico;

II - elaborar o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim, encaminhando-os à aprovação do Arquivo Nacional, conforme a legislação em vigor;

III - aplicar e orientar a aplicação do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das Atividades-Meio e das Atividades-Fim, que foram aprovados pelo Arquivo Nacional;

IV - promover a publicação, a divulgação e a atualização do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo;

V - elaborar o Plano de Destinação ou Quadro de Arranjo, quando for o caso, encaminhando-os ao Arquivo Nacional para aprovação, conforme a legislação em vigor;

V - elaborar o Plano de Destinação de Documentos, encaminhando-o à aprovação do Secretário de Gestão Corporativa, para posterior envio ao Arquivo Nacional para autorização final, conforme a legislação em vigor; (Redação dada pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

VI - analisar os conjuntos documentais que foram desclassificados quanto ao grau de sigilo para a definição de sua destinação final;

VII - analisar e encaminhar as Listagens de Eliminação de Documentos para fins de aprovação ao Secretário de Gestão Corporativa do Ministério da Economia;

VIII - cumprir as orientações editadas pelo Arquivo Nacional, referentes à formalização dos procedimentos de eliminação de documentos no âmbito do Ministério da Economia;

IX - supervisionar as atividades dos Núcleos Específicos;

X - prestar assistência técnica aos Núcleos Específicos; e

XI - elaborar e aprovar o Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério da Economia.

Art. 7º Compete aos Núcleos Específicos:

I - orientar as unidades administrativas no processo de análise, de avaliação e de seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito do Ministério, tendo em vista a identificação dos documentos de guarda permanente e a eliminação dos documentos que cumpriram seus prazos administrativos, legais, precaucionais e destituídos de valor histórico;

II - subsidiar a elaboração do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo das Atividades-Fim, conforme sua área de abrangência, encaminhando-os para apreciação pelo Núcleo Central;

III - subsidiar a elaboração de Plano de Destinação ou Quadro de Arranjo, quando for o caso, encaminhando-os para apreciação pelo Núcleo Central;

IV - avaliar o acervo documental do Ministério da Economia, conforme sua especificidade, incluindo o acervo dos Ministérios transformados pela Lei nº 13.844, de 18 de junho de 2019;

V - analisar as Listagens de Eliminação de Documentos, conforme Códigos de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, encaminhando-os para apreciação pelo Núcleo Central;

VI - analisar os documentos necessários para a formalização da eliminação, encaminhando-os para apreciação pelo Núcleo Central; e

VII - elaborar e encaminhar relatório de atividades com periodicidade definida pelo Núcleo Central.

CAPÍTULO IV
DAS ATRIBUIÇÕES

Art. 8º Ao Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos caberá dirigir, coordenar, supervisionar as atividades da Comissão e especialmente:

I - coordenar as reuniões e as ações da Comissão;

II - convocar os membros para as reuniões ordinárias e extraordinárias;

III - delegar responsabilidades e tarefas aos membros;

IV - requisitar informações e diligências necessárias ao andamento dos trabalhos;

V - mediar discussões, tendo voto de qualidade em caso de empate nas votações;

VI - convidar colaboradores eventuais para participar das reuniões;

VII - manter a interlocução com órgãos externos no tocante às competências da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

VII - propor ações de capacitação necessárias aos membros para o desenvolvimento dos trabalhos;

IX - designar membro(s) para acompanhar o processo de eliminação física dos documentos;

IX - designar responsável para acompanhar o processo de eliminação física dos documentos; (Redação dada pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

X - indicar o responsável técnico pelos Núcleos Específicos; e

X - indicar o responsável técnico pelos Núcleos Específicos; (Redação dada pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

XI - analisar a viabilidade das proposições de alteração desta Portaria e submetê-las aos demais membros.

XI - analisar a viabilidade das proposições de alteração desta Portaria e submetê-las aos demais membros; (Redação dada pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

XII - encaminhar ofício às Secretarias Especiais e órgãos correlatos para indicação de representantes que irão compor os Núcleos Específicos previstos no art. 4º. (Incluído(a) pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

Art. 9º Ao Vice-Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos compete:

I - expedir a convocação das reuniões, por determinação do Presidente;

II - organizar o local das reuniões e a infraestrutura necessária;

III - divulgar as atividades e as ações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos nos meios de comunicação internos;

IV - elaborar as memórias das reuniões e colher as assinaturas dos membros, após aprovação das deliberações;

V - elaborar e expedir correspondências;

VI - organizar e manter atualizados os arquivos da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;

VII - receber as Listagens de Eliminação de Documentos encaminhadas ao Núcleo Central e providenciar o seu encaminhamento interno;

VIII - elaborar cronograma de funcionamento do Núcleo Central; e

IX - exercer outras atividades solicitadas pelo Presidente.

Art. 10. Aos responsáveis técnicos dos Núcleos Específicos, compete, em seu âmbito de atuação:

I - coordenar e supervisionar as atividades do Núcleo Específico;

II - convocar os membros para as reuniões ordinárias e extraordinárias;

III - coordenar as reuniões e as ações do Núcleo Específico;

IV - delegar responsabilidades e tarefas aos membros; e

V - elaborar cronograma de funcionamento do Núcleo Específico.

Art. 11. Aos membros do Núcleo Central e dos Núcleos Específicos compete:

I - manter a representatividade de sua unidade nas reuniões ordinárias e extraordinárias, pelo titular ou pelo suplente;

II - colaborar para o cumprimento das atribuições da Comissão, nos termos dos arts. 6º e 7º;

III - dar conhecimento sobre as ações e as diretrizes da Comissão à unidade administrativa que representa;

IV - levar ao conhecimento do Núcleo as sugestões e as solicitações da unidade administrativa que representa;

V - elaborar notas técnicas, relatórios, informativos e outros documentos solicitados pelo Presidente;

VI - participar de grupos de trabalho, quando indicados; e

VII - sugerir alterações no Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Parágrafo único. Os representantes das unidades administrativas que compõem os Núcleos Específicos terão também a atribuição de apoiar as atividades de gestão de documentos nos sistemas informatizados de documentação e informação. (Incluído(a) pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

Art. 12. Compete às unidades administrativas do Ministério da Economia preencher e assinar as Listagens de Eliminação de Documentos sob supervisão dos representantes dos Núcleos Específicos, em seu âmbito de atuação.

CAPÍTULO V
DA NOMEAÇÃO E SUBSTITUIÇÃO

Art. 13. A indicação do Presidente e do Vice-Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos deverá ser realizada pela Coordenação-Geral de Terceirização, Transporte, Informação e Patrimônio.

Art. 14. A indicação de representantes para composição dos Núcleos Específicos deverá ser realizada pelas autoridades competentes das Secretarias Especiais, das Secretarias, das Subsecretarias, das unidades descentralizadas ou dos órgãos correlatos do Ministério da Economia.

Art. 14. A indicação de representantes para composição dos Núcleos Específicos deverá ser realizada pelas chefias imediatas dos servidores indicados ou pelas autoridades competentes superiores em seu âmbito de atuação. (Redação dada pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

Art. 15. O Presidente da Comissão indicará os responsáveis técnicos dos Núcleos Específicos.

Art. 16. As unidades administrativas deverão indicar ou substituir seus representantes, de modo a não prejudicar as atividades da Comissão, por meio de ofício à Coordenação de Gestão de Documentação e Informação.

Art. 16. As unidades administrativas deverão indicar ou substituir seus representantes, de modo a não prejudicar as atividades da Comissão, por meio de ofício ao Presidente. (Redação dada pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

Parágrafo único. No caso de substituição de representante, a indicação deverá ser enviada em até um dia antes da data da reunião.

Parágrafo único. Em caso da saída de membro, titular ou suplente, a unidade administrativa deverá indicar novo membro no prazo mínimo de dez dias antes da data da reunião ordinária. (Redação dada pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

Art. 17. Fica delegada a competência para designar os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ao Diretor de Administração e Logística do Ministério da Economia.

Art. 18. O substituto do Presidente em suas ausências ou impedimentos será o Vice-Presidente e, em caso de ausência dos dois, o Presidente poderá indicar o seu substituto, que será escolhido dentre os membros da Comissão.

Art. 18. O substituto do Presidente em suas ausências ou impedimentos será o Vice-Presidente e, em caso de ausência deste, o Presidente poderá indicar o seu substituto, que será escolhido dentre os membros da Comissão. (Redação dada pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

Art. 19. Em caso da saída de membro, titular ou suplente, por impedimentos ou ausências superiores a três reuniões, justificadas ou não, a unidade administrativa deverá indicar novo membro, em um prazo máximo de trinta dias. (Revogado(a) pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

CAPÍTULO VI
DO FUNCIONAMENTO

Art. 20. As reuniões ordinárias do Núcleo Central e dos Núcleos Específicos ocorrerão trimestralmente, conforme cronograma de funcionamento, para tratar de temas relacionados às competências previstas nos arts. 6º e 7º, devendo ser realizadas com a presença da maioria absoluta dos membros.

Art. 20. As reuniões ordinárias do Núcleo Central e dos Núcleos Específicos ocorrerão, no mínimo, semestralmente conforme cronograma de funcionamento, para tratar de temas relacionados às competências previstas nos art. 6º e art. 7º, devendo ser realizadas com a presença da maioria absoluta dos membros. (Redação dada pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

§ 1º As reuniões ordinárias serão convocadas pelo Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, por meio eletrônico institucional, com antecedência mínima de cinco dias úteis da data de reunião.

§ 2º A pauta da reunião será encaminhada previamente aos membros da Comissão no momento da convocação.

§ 3º Os membros poderão indicar temas para compor a pauta da reunião, devendo sua inclusão ser aprovada pelo Presidente da Comissão ou pelos responsáveis técnicos dos Núcleos Específicos, de acordo com a disponibilidade de tempo para discussão e com a pertinência do assunto.

§ 4º Não sendo possível a discussão do tema solicitado, este deverá constar prioritariamente na pauta da reunião subsequente.

§ 5º As reuniões cujos membros estejam em entes federativos diversos serão realizadas por meio de videoconferência.

§ 6º As reuniões deverão ser registradas em memória de reunião.

Art. 21. As reuniões extraordinárias do Núcleo Central e dos Núcleos Específicos serão convocadas sempre que houver demandas acerca das competências previstas nos arts. 6º e 7º e deverão ser realizadas com a presença da maioria absoluta dos membros.

Parágrafo único. As reuniões extraordinárias serão convocadas pelo Presidente ou por solicitação de um terço dos membros da Comissão, com antecedência mínima de dois dias úteis da data da reunião, quando se tratar de tema urgente.

Art. 22. As deliberações das reuniões deverão ser aprovadas por maioria simples dos membros presentes, ressalvada a competência do Presidente prevista no inciso V do art. 8º.

Parágrafo único. Os convidados de que trata o §4º do art. 5º não terão direito a voto.

Art. 23. É imprescindível a presença em reunião do membro representante da unidade administrativa, cuja Listagem de Eliminação de Documentos seja objeto de deliberação pelo Núcleo Específico.

Parágrafo único. Na inobservância dos termos do caput, a Listagem de Eliminação de Documentos a ser avaliada será retirada da pauta e deverá ser reapresentada em reunião subsequente.

CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 24. Os casos omissos e as dúvidas na aplicação da presente Portaria serão dirimidos pelo Núcleo Central da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Art. 25. A participação dos membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será considerada de prestação de serviço público relevante, não remunerada.

Art. 26. Fica delegada, ao Secretário de Gestão Corporativa do Ministério da Economia, a competência para a aprovação das listagens de eliminação de documentos de que trata o inciso V do art. 9º do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019.

Art. 26. Fica delegada, ao Secretário de Gestão Corporativa da Secretaria-Executiva do Ministério da Economia, a competência para a aprovação: (Redação dada pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

I - das listagens de eliminação de documentos de que trata o inciso V do art. 9º do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019; e (Incluído(a) pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

II - dos Planos de Destinação de Documentos antes do envio ao Arquivo Nacional para autorização final de que trata o inciso XIII do art. 5º da Portaria nº 272, de 9 de novembro de 2020, do Ministério da Justiça e Segurança Pública e do Arquivo Nacional. (Incluído(a) pelo(a) Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022) (Vide Portaria ME nº 5618, de 23 de junho de 2022)

Art. 27. Ficam revogadas:

I - a Portaria SE/MTb nº 174, de 11 de agosto de 2009;

II - a Portaria SE/MDIC nº 11, de 25 de fevereiro de 2013;

III - a Portaria SE/MDIC nº 04, de 12 de janeiro de 2016;

IV - a Portaria SE/MP nº 8, de 30 de maio de 2017;

V - a Portaria SE/MF nº 816, de 17 de agosto de 2017;

VI - a Portaria RFB nº 2822, de 10 de outubro de 2017; e swap_horiz

VII - a Portaria STN nº 1025, de 5 de dezembro de 2017.

Art. 28. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

PAULO GUEDES

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